Denna anvisning beskriver hur filer som levereras till fildelningsverktyget ska förses med metadata för att säkerställa spårbarhet, struktur och korrekt informationshantering genom hela dokumentflödet. Metadata används för att tydligt ange filens status, ändringshistorik och innehåll samt för att underlätta sökning, filtrering och kvalitetssäkring. Anvisningen förklarar vilka metadatafält som ska fyllas i och vilket innehåll som krävs för respektive fält.
Leveranser till fildelningsverktyget ska förses med metadata. Syftet är att säkerställa spårbarhet, struktur och korrekt informationshantering. Metadata som ska läggas till är:
* Gransknings- och godkännandestatus
* Ändringsbeteckning
* Delnummer eller fritext - en förklaring av filen i klartext.
* Märkningsklass
* Leverans ID
* Handlingstyp
* Företag
Det är möjligt att masseditera filers attribut.
Fildelningsverktyget loggar även automatiskt annan metadata, såsom versionsnummer, datum för senaste ändring och vem som har gjort ändringen. Samtliga attribut är sökbara och bör användas för att enkelt kunna hitta både enskilda filer och grupper av filer.
Denna anvisning beskriver hur metadata ska fyllas i och vilken information som krävs för respektive fält.
## Gransknings- och godkännandestatus
Filens status ska anges med kod för gransknings- och godkännandestatus enligt värdelista https://va-syd-maxima.programportal.se/anvisningarochstandarder/vardelistor/status/.
## Ändringsbeteckning
Ändringsbeteckning ska anges när en redan godkänd fil ska revideras enligt rutinen för revideringshantering https://va-syd-maxima.programportal.se/anvisningarochstandarder/anvisningar/revideringshantering-pm/.
Vid första godkända versionen ska fältet för ändringsbeteckning lämnas tom.
Användning av ändringsbeteckning på filer med status För information och Preliminär ska överenskommas med projektets informationssamordnare. Dessa beteckningar anges då inom parentes, exempelvis (1) eller (A), för att tydligt skilja dem från godkända revideringar.
| Handlingstyp | Förfrågningsunderlag | Godkänd |
|-------------------------|----------------------|------------|
| Programhandling | 1, 2, 3, ... | 1, 2, 3, ... |
| Förslagshandling | 1, 2, 3, ... | 1, 2, 3, ... |
| Systemhandling | 1, 2, 3, ... | 1, 2, 3, ... |
| Bygghandling | 1, 2, 3, ... | A, B, C, ... |
| Tillverkningshandling | 1, 2, 3, ... | A, B, C, ... |
| Relationshandling | 1, 2, 3, ... | 1, 2, 3, ... |
| Förvaltningshandling | 1, 2, 3, ... | 1, 2, 3, ... |
## Delnummer eller fritext
En kortfattad och tydlig beskrivning av filens innehåll.
Exempelvis ”Teknisk beskrivning Elinstallation i byggnad”.
## Leverans ID
Leverans ID är en unik kod som identifierar en formell leverans från leverantör till beställare. Används för att identifiera samma leverans i olika systemstöd som hanterar leveranser, t.ex. ACC, Jira och Bluebeam. Koden hämtas från ärendenyckeln i Jira (ärendetyp: Leveransbeskrivning).
Exempelvis NSEP-203.
## Handlingstyp
Kod för handlingstyp enligt värdelista https://va-syd-maxima.programportal.se/anvisningarochstandarder/vardelistor/handling/
Exempelvis SH för Systemhandling.
## Företag
Företaget som ansvarar för filens innehåll. Attributet kompletterar ”ansvarig part” då flera företag kan förekomma inom samma part.
Exempelvis Sweco, Envidan eller COWI.
## Extrahering av metadata från namnrutor
Fildelningsverktyget har funktioner för automatisk extrahering av metadata från ritningens namnruta och titelblock genom funktionen ”Mallar för titelblock”.
Instruktioner finns i ACC-guiderna https://va-syd-maxima.programportal.se/lathund-acc/
