Processer för hantering av anläggningsdokumentation
För att säkerställa att anläggningsdokumentation är korrekt, komplett och aktuell har VA SYD etablerat ett antal styrande processer för framtagning, granskning, uppdatering och förvaltning av anläggningsinformation. Processerna beskriver arbetsflöden, roller, ansvar och krav som ska tillämpas när teknisk anläggningsdokumentation skapas eller förändras under anläggningens livscykel.
Arbetet med anläggningsdokumentation och relationshandlingar styrs huvudsakligen av följande processer:
Teknisk anläggningsinformationshantering i genomförandeprojekt
Processen beskriver hur anläggningsdokumentation ska hanteras vid ny-, om- och tillbyggnadsprojekt. Den omfattar bland annat krav på framtagning, uppdatering, kvalitetssäkring och överlämning av relationshandlingar och övrig teknisk dokumentation. Processen säkerställer att förändringar som genomförs i anläggningen dokumenteras och överförs till VA SYDs förvaltningssystem på ett strukturerat och kvalitetssäkrat sätt.
Teknisk anläggningsinformationshantering i processen "Genomföra underhållsarbete"
Processen beskriver hur anläggningsdokumentation ska hanteras i samband med drift-, underhålls- och reinvesteringsåtgärder. När förändringar genomförs som påverkar anläggningens funktion, utformning eller tekniska innehåll ska berörd dokumentation uppdateras så att anläggningsinformationen fortsatt speglar anläggningens aktuella status.
Granskning av handlingar
Granskningen avser främst projektets slutleverans, där entreprenören ska tillhandahålla fullständig, korrekt och kvalitetssäkrad dokumentation som motsvarar det faktiskt utförda arbetet.
Det åligger entreprenören att under hela entreprenadens genomförande löpande granska, följa upp och verifiera såväl utfört arbete som tillhörande tekniska handlingar. Entreprenören ska skriftligen intyga att sådan granskning har utförts under projektets gång, och att eventuella brister som identifierats genom egenkontroll eller annan uppföljning har åtgärdats på ett korrekt och spårbart sätt.
Vid slutleverans ska entreprenören genom sin underskrift bekräfta att all lämnad dokumentation är korrekt och fullständig, samt att handlingarna överensstämmer med de krav som anges i kontraktet. Entreprenören ska därmed säkerställa att beställaren kan tillgodogöra sig handlingarna som underlag för drift, förvaltning och framtida uppdateringar.
Under projektets gång ansvarar entreprenören för att samtliga ritningar och tekniska handlingar revideras när avvikelser, ändringar eller tillägg uppstår. Revideringar ska utföras, vilket innebär att varje berörd ritning ska innehålla:
* Revideringsmarkering
* Kortfattad beskrivning av ändringen
* Datum för revideringen
* Namn på den person som utfört eller godkänt revideringen
Entreprenören ansvarar för att reviderade ritningar och handlingar omedelbart kommuniceras och tillhandahålls projektets parter samt att handlingarna alltid hålls uppdaterade i förhållande till det verkliga, kontraktsenliga utförandet.
De processbilder som presenteras är förenklade översikter som syftar till att illustrera de huvudsakliga aktiviteterna, rollerna och informationsflödena kopplade till anläggningsdokumentation och relationshandlingar. För detaljerade processbeskrivningar, ansvarsmatriser, kravställningar och tillhörande styrande dokument hänvisas till VA SYDs kravportal.
