VA SYD har tagit fram en kravställning för hur teknisk anläggningsinformation ska skapas, förädlas och distribueras. Dessa krav återspeglas på VA SYDs egna Kravportal. I Informationskrav finns stor del av vad som står på VA SYDs Kravportal vilket används vid upphandlingar.
Anläggningsinformationen ska spegla anläggningen och vara ändamålsenlig både i omfattning och i innehåll:
* Den ska bidra till att verksamheten under hela livscykeln skall kunna bedriva och realisera strategisk och operativ förvaltning av tillgångar och säkerställa god arbetsmiljö.
* Den ska bidra till effektivt och säkert projektgenomförande.
* Informationshanteringen och -leveranser ska bidra till att minska antalet ritningar och dokument i förmån av strukturerade modeller och databaser.
Relationshandlingar och övrig anläggningsdokumentation ska upprättas i enlighet med VA SYDs Kravportal samt övriga styrande dokument, krav och riktlinjer som VA SYD tillämpar för hantering av anläggningsinformation. Eventuella avsteg från gällande krav ska godkännas av VA SYD innan genomförande enligt process.
Vid projekt, underhållsåtgärder eller andra förändringar som påverkar anläggningens utformning, funktion eller tekniska innehåll ska berörd dokumentation uppdateras så att den överensstämmer med anläggningens verkliga utförande. Relationshandlingar ska upprättas när förändringar genomförs i en anläggning och ska tydligt redovisa det slutliga utförandet efter färdigställande. Om ett uppdrag omfattar flera delmoment eller entreprenader ska ansvarig part säkerställa att samtliga berörda handlingar samordnas, revideras och hålls aktuella under hela genomförandet.
All dokumentation ska vara korrekt, entydig, spårbar och anpassad för långsiktig förvaltning av VA SYDs anläggningar. Ritningar och övriga handlingar ska utformas med hög läsbarhet och tydlighet, både i digital form och vid utskrift. Informationens kvalitet ska säkerställa att dokumentationen kan användas för drift, underhåll, framtida ombyggnationer, reinvesteringar samt myndighets- och säkerhetsrelaterade behov.
VA SYD är ägare av den anläggningsdokumentation och de relationshandlingar som tas fram för verksamhetens anläggningar och har full nyttjanderätt till levererade handlingar. Dokumentation som tillhandahålls för granskning, projektering eller revidering får inte spridas till tredje part utan VA SYDs godkännande. Detsamma gäller för nya ritningar eller annan ny anläggningsdokumentation som framställs för VA SYDs anläggning.
VA SYD har tolkningsföreträde av all anläggningsdokumentation samt det slutgiltiga ansvaret för bedömning av kravuppfyllelse vid leverans och granskning av relationshandlingar och övrig anläggningsdokumentation.
