Mappstruktur i projekt

Introduktion

Hur informationen struktureras i projekt är avgörande för att säkerställa effektivt samarbete och informationssamordning mellan projektdeltagare. Ett sätt är tillämpning av ett dokumenthanteringssystem.

Ett dokumenthanteringssystem är del av projektets gemensamma datamiljö. System för projektgemensamma datamiljöer utvecklas i hög takt och erbjuder på en mängd av funktionalitet utöver filhantering i mappar. Denna metod syftar dock till att ge ett antal konkreta anvisning för mappstruktur. Gemensamma datamiljöer för projekt och tillgångsförvaltning är beskrivna i separata metoder.

Det finns mer eller mindre sofistikerade system som gör det möjligt att för varje fil ange metadata och arbetsflöden. Det finns även system som tolkar information i en namnruta i en 2D- eller 3D-CAD-modell. Behovet av olika mappar för filer minskas därmed avsevärd.

Denna metod utgår dock från en systematik utan avancerat verktygsstöd och visar på grundläggande principer enligt SS-ISO EN 19650:1-2019 och struktur enligt SS-ISO 21500:2012 och PMI.

Publikationen Dokumentation i Entreprenader från Svensk Byggtjänst ligger till grund för anvisningar för mappstruktur för total- och utförandeentreprenad. Till publikationen finns det checklistor och mallar på Svensk Byggtjänsts hemsida. Publikationen är dokument- och pärmorienterat, men innehåller goda råd för hantering av dokumentation i entreprenader.

Föreningen BEAst har tagit fram en anvisning för metadatahantering för dokument och dokumenthanteringssystem som kan utgöra ett underlag till metadatahantering för filer.

Principer

Utgångspunkt är att dubbelinformation ska undvikas, dvs en fil får bara förekomma på ett ställe.

Mappstrukturen skall upprättas före projektstart och får endast ändras i samråd med projektets informationssamordnare.

Mappstrukturen ska tillgodose behovet för:

• Projektledningsprocessen
• Tillstånd och avtal
• Projektproduktprocessen (dvs själva tekniska underlaget relaterat till planering, projektering och produktion)

Information kan befinna sig i fyra stadier:

• Under arbete (Engelska: work in progress). Utföraren har endast tillgång till sin egen information.
• Delat (Engelska: shared). Information godkänt för delning med projektdeltagare som ingår i samma uppdrag, till exempel för samordning med andra projektörer. Dessa informationsmängder ska vara synliga och tillgängliga men ej redigerbara.
• Leveranser (Engelska: published). Information godkänt för leverans.
• Arkiv (Engelska: archived). Arkiverat består av en logg av all överföring av filer. Arkivering hanteras i första hand med versionshantering alternativt inbyggd arkiveringsfunktion. I andra hand hanteras arkivering med arkivmappar.

Dessa stadier kan återspeglas med hjälp av mappar eller kan hanteras med hjälp av metadata eller inbyggda arbetsflöden.

Projektledning, tillstånd och avtal

Följande mappstruktur rekommenderas för projektledning, tillstånd och avtal:

Projektledning	Exempel på underlag	Notering
Integration	Projektplan, genomförandeplan, ändringshanteringsrutin
Omfattning	Omfattningsbeskrivning, Work Breakdown Structure (WBS), kravhanteringsrutin
Tid	Huvud- och deltidplaner
Ekonomi	Plan för ekonomistyrning, struktur på inköpsnummer, rutin för leverantörsfakturor, manual för prognoser
Kvalitet	Plan för kvalitetsstyrning, projektinformationskrav, informationsleveranskrav, rutin för granskning och godkännande, egenkontroll
Miljö	Plan för miljöstyrning, miljökrav, rutin för hantering av byggvarubedömningen, rutin för hantering av förorenad mark, vatten, massor och byggmaterial, rapportmall miljö tillsynsmyndighet, mall checklista för miljökrav i projektering, plan för arbetsmiljöstyrning
Organisation	Organisationsplan, rollbeskrivningar och ansvar, kontaktlista
Kommunikation	Kommunikationsstrategi, mötesplan, mötesanteckningar och protokoll	Vid behov kan undermappar skapas per mötestyp
Risk	Plan för riskhantering, Riskregister
Upphandling	Upphandlingsplan, kriterier för leverantörer	Vid behov kan undermappar skapas per upphandling
Intressenter	Plan för hantering av intressenter
Tillstånd och avtal	Miljötillstånd, trafikplaner, arbetsområde, detaljplan, störnings- och skadehantering, bygglov, fastighetsavtal	Vid behov kan undermappar skapas per typ av underlag

Projektering

Följande mappstruktur rekommenderas för projektering:

Mapp	Undermapp	Undermapp	Exempel på underlag
Under arbete	Mapp per utförare, t.ex. A, K, osv.		Modell, ritning, dokument
Delat	Mapp per utförare	Modellsamordning kan ha en egen mapp under delat	Modell, ritning, dokument
Leverans	Mapp per leverans, t.ex. granskningar, PH, SH, BH
		Projektledning	Leveransspecifikation
		Mapp per utförare	Modell, ritning, dokument, leveransmeddelande, egenkontroll, PM

Vid behov kan mapparna kompletteras med underlag och förutsättningar:

Underlag

Vid behov kan undermappar skapas per typ av underlag

Tidigare projekt, litteratur, externt underlag, eventuellt sidoprojekt, underlag från laserscanning av befintligheter, inmätningar, relationsunderlag

Totalentreprenad

Totalentreprenad	Undermapp	Undermapp	Undermapp	Exempel på underlag
Projektledning	Se mappstruktur projektledning
Projektering	Se mappstruktur projektering
Produktion
	Mapp per entreprenad
		Projekt- och byggledning	Vid behov undermappar för planering, ekonomi, m.m.	Tidplan, ekonomi, m.m.
		Underlag		AF-del, FU
		Under arbete		Kvalitetsdokumentation, kontroller, provningar, insamling av underlag till relation
		Delat		Modell, ritning, dokument. T.ex. underlag till projektering för tex låta projektörer inarbeta inköpta varor
		Mapp per leverans, t.ex. projektleverans och relation	Projektleverans	Samling dokumentation som framtagits under projektet. Lagras i beställarens (byggherrens) arkiv.
			Underlag till relation	Inmätningar, avvikelser från BH, produktdata, etc.
			DoU-instruktioner	Manualer, produktblad, information för handhavande och underhåll, etc.

Utförandeentreprenad

Mappstrukturen för en utförandeentreprenad är nästan identisk till en totalentreprenad, men med skillnaden att entreprenören i en utförandeentreprenad inte ansvarar för projektering. Entreprenören levererar underlag till relation, men inte själva relationshandlingar. Relationshandlingar upprättas av beställaren utifrån underlag från entreprenörer.