Detta är Nationella Riktlinjer för livscykelmiljö för byggd miljös lagringsplats av metodbeskrivningar
# Mappstruktur i projekt
## Introduktion
Hur informationen struktureras i projekt är avgörande för att säkerställa effektivt samarbete och informationssamordning mellan projektdeltagare. Ett sätt är tillämpning av ett dokumenthanteringssystem.
Ett dokumenthanteringssystem är del av projektets gemensamma datamiljö. System för projektgemensamma datamiljöer utvecklas i hög takt och erbjuder på en mängd av funktionalitet utöver filhantering i mappar. Denna metod syftar dock till att ge ett antal konkreta anvisning för mappstruktur. Gemensamma datamiljöer för projekt och tillgångsförvaltning är beskrivna i separata metoder.
Det finns mer eller mindre sofistikerade system som gör det möjligt att för varje fil ange metadata och arbetsflöden. Det finns även system som tolkar information i en namnruta i en 2D- eller 3D-CAD-modell. Behovet av olika mappar för filer minskas därmed avsevärd.
Denna metod utgår dock från en systematik utan avancerat verktygsstöd och visar på grundläggande principer enligt SS-ISO EN 19650:1-2019 och struktur enligt SS-ISO 21500:2012 och PMI.
Publikationen Dokumentation i Entreprenader från Svensk Byggtjänst ligger till grund för anvisningar för mappstruktur för total- och utförandeentreprenad. Till publikationen finns det checklistor och mallar på Svensk Byggtjänsts hemsida. Publikationen är dokument- och pärmorienterat, men innehåller goda råd för hantering av dokumentation i entreprenader.
Föreningen BEAst har tagit fram en anvisning för metadatahantering för dokument och dokumenthanteringssystem som kan utgöra ett underlag till metadatahantering för filer.
## Principer
Utgångspunkt är att dubbelinformation ska undvikas, dvs en fil får bara förekomma på ett ställe.
Mappstrukturen skall upprättas före projektstart och får endast ändras i samråd med projektets informationssamordnare.
Mappstrukturen ska tillgodose behovet för:
* Projektledningsprocessen
* Tillstånd och avtal
* Projektproduktprocessen (dvs själva tekniska underlaget relaterat till planering, projektering och produktion)
Information kan befinna sig i fyra stadier:
* Under arbete (Engelska: work in progress). Utföraren har endast tillgång till sin egen information.
* Delat (Engelska: shared). Information godkänt för delning med projektdeltagare som ingår i samma uppdrag, till exempel för samordning med andra projektörer. Dessa informationsmängder ska vara synliga och tillgängliga men ej redigerbara.
* Leveranser (Engelska: published). Information godkänt för leverans.
* Arkiv (Engelska: archived). Arkiverat består av en logg av all överföring av filer. Arkivering hanteras i första hand med versionshantering alternativt inbyggd arkiveringsfunktion. I andra hand hanteras arkivering med arkivmappar.
Dessa stadier kan återspeglas med hjälp av mappar eller kan hanteras med hjälp av metadata eller inbyggda arbetsflöden.
## Projektledning, tillstånd och avtal
Följande mappstruktur rekommenderas för projektledning, tillstånd och avtal:
**Projektledning**
|
**Exempel på underlag**
|
**Notering**
|
Integration |
Projektplan, genomförandeplan, ändringshanteringsrutin |
|
Omfattning |
Omfattningsbeskrivning, Work Breakdown Structure (WBS), kravhanteringsrutin |
|
Tid |
Huvud- och deltidplaner |
|
Ekonomi |
Plan för ekonomistyrning, struktur på inköpsnummer, rutin för leverantörsfakturor, manual för prognoser |
|
Kvalitet |
Plan för kvalitetsstyrning, projektinformationskrav, informationsleveranskrav, rutin för granskning och godkännande, egenkontroll |
|
Miljö |
Plan för miljöstyrning, miljökrav, rutin för hantering av byggvarubedömningen, rutin för hantering av förorenad mark, vatten, massor och byggmaterial, rapportmall miljö tillsynsmyndighet, mall checklista för miljökrav i projektering, plan för arbetsmiljöstyrning |
|
Organisation |
Organisationsplan, rollbeskrivningar och ansvar, kontaktlista |
|
Kommunikation |
Kommunikationsstrategi, mötesplan, mötesanteckningar och protokoll |
Vid behov kan undermappar skapas per mötestyp |
Risk |
Plan för riskhantering, Riskregister |
|
Upphandling |
Upphandlingsplan, kriterier för leverantörer |
Vid behov kan undermappar skapas per upphandling |
Intressenter |
Plan för hantering av intressenter |
|
Tillstånd och avtal |
Miljötillstånd, trafikplaner, arbetsområde, detaljplan, störnings- och skadehantering, bygglov, fastighetsavtal |
Vid behov kan undermappar skapas per typ av underlag |
## Projektering
Följande mappstruktur rekommenderas för projektering:
**Mapp**
|
**Undermapp**
|
**Undermapp**
|
**Exempel på underlag**
|
|
|
|
|
Under arbete |
Mapp per utförare, t.ex. A, K, osv. |
|
Modell, ritning, dokument |
Delat |
Mapp per utförare |
Modellsamordning kan ha en egen mapp under delat |
Modell, ritning, dokument |
Leverans |
Mapp per leverans, t.ex. granskningar, PH, SH, BH |
|
|
|
|
Projektledning |
Leveransspecifikation |
|
|
Mapp per utförare |
Modell, ritning, dokument, leveransmeddelande, egenkontroll, PM |
Vid behov kan mapparna kompletteras med underlag och förutsättningar:
**Underlag**
|
Vid behov kan undermappar skapas per typ av underlag |
Tidigare projekt, litteratur, externt underlag, eventuellt sidoprojekt, underlag från laserscanning av befintligheter, inmätningar, relationsunderlag |
## Totalentreprenad
**Totalentreprenad**
|
**Undermapp**
|
**Undermapp**
|
**Undermapp**
|
**Exempel på underlag**
|
Projektledning |
Se mappstruktur projektledning |
|
|
|
Projektering |
Se mappstruktur projektering |
|
|
|
Produktion |
|
|
|
|
|
Mapp per entreprenad |
|
|
|
|
|
Projekt- och byggledning |
Vid behov undermappar för planering, ekonomi, m.m. |
Tidplan, ekonomi, m.m. |
|
|
Underlag |
|
AF-del, FU |
|
|
Under arbete |
|
Kvalitetsdokumentation, kontroller, provningar, insamling av underlag till relation |
|
|
Delat |
|
Modell, ritning, dokument. T.ex. underlag till projektering för tex låta projektörer inarbeta inköpta varor |
|
|
Mapp per leverans, t.ex. projektleverans och relation |
Projektleverans |
Samling dokumentation som framtagits under projektet. Lagras i beställarens (byggherrens) arkiv. |
|
|
|
Underlag till relation |
Inmätningar, avvikelser från BH, produktdata, etc. |
|
|
|
DoU-instruktioner |
Manualer, produktblad, information för handhavande och underhåll, etc. |
## Utförandeentreprenad
Mappstrukturen för en utförandeentreprenad är nästan identisk till en totalentreprenad, men med skillnaden att entreprenören i en utförandeentreprenad inte ansvarar för projektering. Entreprenören levererar underlag till relation, men inte själva relationshandlingar. Relationshandlingar upprättas av beställaren utifrån underlag från entreprenörer.