Leveransprocess

Följande anvisning beskriver rutiner för informationsleveranser.

Följande aktörer ingår i leveransprocessen:

• Beställare – Med Beställare avses beställare av information, exempelvis en Projektereingsledare som beställer systemhandlingar av projektets konsulter.
• Utförare – Med Utförare avses utförare av informationsleveransen, det vill säga den aktör som levererar information till Beställaren. Informationssamordnare – Administrerar och samordnar informationsleveransen.
• Informationsleveranser består av nedan beskrivna huvudaktiviteter:

1. Initiera Informationsleverans. [Beställare]
2. Skapa leveransyta. [Informationssamordnare]
3. Leverera förteckningar (Status: INFORMATION -> PRELIMINÄR). [Utförare]
4. Granska förteckningar. [Beställare] -> [Informationssamordnare]
5. Genomför eventuellt Provutskick. [Alla]
6. Genomför Informationsleverans (Status: GRANSKNING). [Utförare]
7. Genomför Gransknings- och godkännande-process. [Alla]
8. Paketera och distribuera leveransen. [Beställare]
9. Avsluta Informationsleverans. [Beställare]

Huvudaktiviteterna ovan beskrivs mer detaljerat nedan.

Initiera Informationsleverans [Beställare]

Vi initiering av informationsleveranser planeras följande aktiviteter och tidsätts i projektets Leveranstidplan:

• Leverans Handlingsförteckning (Status: INFORMATION -> PRELIMINÄR)
• Leverans av Provutskick (Om aktuellt)
• Leverans Handlingar (Status: GRANSKNING)
• Granskningsmöte
• Leverans Handlingar (Status: GODKÄND)
• Distribution handlingar (Om aktuellt)
• Avslut Informationsleverans

Aktivitetet avslutas genom att kommunicera planerad leverans med projektets Informationssamordnare och berörda Utförare.

Skapa leveransyta [Informationssamordnare]

Projektets Informationssamordnare skapar en mappuppsättning för den aktuella leveransen där där varje Utförare av en informationsleverans tilldelas en specifik leveransmapp. Mapparna namnges enligt projektets namngivning för Leverans-ID.

Leverera förteckningar. [Utförare]

Varje Utförare av en Informationsleverans levererar förteckningar (Status: INFORMATION) med syfte att redovisa planerad omfattning av leveransen. Informationsleveransens omfattning baseras på tillhörande Leveransspecifikation/er.

Kontrollera förteckningar. [Beställare] – [Informationssamordnare]

Beställaren av Informationsleveransen börjar med att kontrollera den planerade omfattningen av leveransen. Därefter kontrolleras innehållet av projektets Informationssamordnare. Följande delar ingår i granskningen:

• Metadata i sidhuvud,
• Filbenämning, och
• Ritningsnumrering.

Efter genomförd kontroll uppdateras förteckningarna (Status: PRELIMINÄR).

(Under denna aktivitet används begreppet kontrollera istället för granska eftersom den officiella granskningen sker senare i processen.)

Genomför Provutskick. [Alla]

Ett Provutskick fungerar som en förgranskning av kommande Informationsleverans. En sådan genomförs för att göra Utförare bekväma i angivna leveransrutiner samt för at minimera antalet fundamentala granskningskommentarer under kommande Gransknings- och godkännandeprocess. Behovet av ett Provutskick avgörs av Informationsleveransens Beställare. För genomförande, se angiven anvisning för Provutskick.

Genomför Informationsleverans. [Utförare]

Varje Utförare av Informationsleverans levererar samtliga handlingar med status GRANSKNING.

Genomför Gransknings- och godkännande-process. [Alla]

Gransknings- och godkännandeprocessen genomförs enligt angiven process. Processen resulterar levererade handlingar med status GODKÄND.

Paketera och distribuera leveransen. [Beställare]

Om Informationsleveransen ska delges parter utanför projekteringsorganisationen (exempelvis förfrågningsunderlag, bygglovsansökan, och bygghandlingar) paketerar och distribuerar Beställaren ingående Informationsmängder till berörd part.

Avsluta Informationsleverans. [Beställare]

Efter genomförd Informationsleverans uppdateras Leveranstidplanen där aktuell leverans markeras som genomförd.